Entspannt organisiert: Bullet Journaling für dein Business

Im Januar 2019 hörte ich Laura Seilers Podcast-Folge „Wie du Ordnung in deine Gedanken und Gefühle bringst“.

Darin erfuhr ich, dass es ein Kalendersystem gibt, mit dem ich mich auf Papier ohne viel Aufwand selbst organisieren kann. Damaliger Interviewgast war Ryder Carroll, der „Erfinder“ der Bullet-Journal-Methode. Der Funke war übergesprungen.

Ich verschlang Ryder Carrolls Buch „Die Bullet-Journal-Methode: Verstehe deine Vergangenheit, ordne deine Gegenwart, gestalte deine Zukunft“*, besorgte mir ein gepunktetes Notizbuch und legte los.

In diesem Post möchte ich meine Liebe zum Bullet Journaling teilen, die Basics der Methode vorstellen und dir zeigen, wie du Bullet Journaling für dein Business nutzt.

Dieser Blogpost war 2019 Teil der Blogparade #SchreibenüberdasSchreiben von Stephanie Müller. Ich habe ihn im April 2023 komplett überarbeitet.

Was ist Bullet Journaling?

Bullet Journaling ist eine kluge Methode, um sich selbst zu führen. Ein Bullet Journal vereint Kalender, To-do-Liste, Ideensammlung, Skizzenheft und Tagebuch in einem. Das Besondere: Es ist kein starres Planungstool. Du gestaltest es selbst und pickst dir nur die Elemente heraus, die deinen (Arbeits-)Alltag bereichern und dir Spaß machen.

Dein Bullet Journal (kurz BuJo) hilft dir, Aufgaben und Notizen so anzulegen, dass nichts verloren geht. Selbst Jahre später kannst du ohne lange Suche auf deine Inhalte zurückgreifen.

Warum sich Bullet Journaling lohnt

• Du wirst nicht von Mails, Social Media Apps etc. abgelenkt und sparst Bildschirmzeit
• Du bringst deine Gedanken auf den Punkt
• Du schaffst dir deine eigenen Strukturen, statt an die Grenzen digitaler Tools zu stoßen
• Mit der Hand schreiben macht schlau
• Zettelchaos gehört der Vergangenheit an, denn du bündelst alle Notizen, Termine und Ideen an einem Ort
• Du erdest dich und bleibst gelassener, weil du weißt, dass kein Gedanke und keine Aufgabe verloren geht

„Wir formen unsere Werkzeuge, und dann formen die Werkzeuge uns.“

Marshall McLuhan

Der Aufbau des Bullet Journals

Du startest mit einem leeren Notizbuch, idealerweise punktgerastert oder kariert (ist Geschmackssache). Hilfreich sind durchnummerierte Seiten. Du kannst die Seitenzahlen aber auch selbst nachträglich hinzufügen.

Im Folgenden zeige ich dir die wichtigsten Bausteine des Bullet Journalings und wie ich das System für mich nutze.

Future Log – Dein Jahresüberblick

Klingt nach Science Fiction, ist aber schlicht eine Jahresübersicht, in der du feste Termine wie Events, Deadlines, Launches, Urlaube, Team-Events, etc. eintragen kannst.

Monthly Log – Ziele und Termine auf einen Blick

Im Monthly hältst du Aufgaben, Termine und Ziele fest, die für den Monat anstehen.

Daily Log – Dein täglicher Begleiter

Die täglichen To-dos und Notizen sind das Herzstück des BuJos. Statt an deinem Aufgabenberg zu verzweifeln, pickst du dir konkrete Herausforderungen heraus, die du genau an diesem Tag erledigen wirst. Die notierst du im Daily Log. Das hilft dir, fokussierter zu arbeiten und motiviert zu bleiben. Denn mit jeder Aufgabe, die du abhakst, kannst du einen kleinen Erfolg verbuchen.

Mein Tipp: Notiere auch die kleinsten Aufgaben, sowas wie Überweisungen erledigen, XY anrufen oder den Schreibtisch aufräumen. So hast du am Ende des Tages viel mehr das Gefühl, etwas geschafft zu haben. Im Daily Log kannst du außerdem Ideen, Eindrücke, Erlebnisse und Gefühle festhalten.

Die Daily Logs musst du übrigens nicht aufwendig vorzeichnen. Du legst sie immer nur für den jeweiligen Tag an. Der Vorteil: Du hast genug Platz für Notizen (eigentlich open end), da der nächste Tag erst aufgeschrieben wird, nachdem der laufende abgeschlossen ist.

Collections – Informationen auf einen Blick

In sogenannten Collections kannst du Ideen sammeln, Gewohnheiten tracken oder To-dos für ein Projekt systematisch zusammenfassen. Leg dafür einfach eine Doppelseite in deinem BuJo an.

Beispiele für Collections:

• Mind Maps
• Projektfahrpläne
• Abundance Tracker
• Habit Tracker
• Leseliste
• positives Kundenfeedback
• Erfolgstagebuch
• Dankbarkeitslog
• Einnahmen und Ausgaben
• Content-Pläne
• Jahresziele
• Wunschlisten
• Lernerfolge
• Affirmationen
• Werte, Vision und Mission
• Visionboard für dein Business
• Profil deiner Wunschkund*innen
• Zitate
• Infos zu deiner Website (Farbcodes, individuelles CSS)
• Checkliste Buchhaltung

Key – Damit du Notizen leichter wiederfindest

Der Key ist die „Sprache“ deines Bullet Journals. Hiermit organisierst du deine Inhalte. Notizen, Aufgaben und Termine bekommen unterschiedliche Vorzeichen. Mit verschiedenen Codes kannst du den Stand der Dinge festhalten, z.B. ob eine Aufgabe erledigt ist oder ein Termin verschoben wurde.

Um Notizen später beim Überfliegen schneller zu finden, kannst du entsprechende Symbole (= Kategorien) vor deine Notizen setzen.

Index – Alte Notizen immer schnell griffbereit

Viele Notizbücher kommen mit einem vorgedruckten Inhaltsverzeichnis. Falls nicht vorhanden, lass am Anfang einfach eine Doppelseite Platz dafür. Ein Index hilft dir, wichtige Notizen auch Jahre später schnell wiederzufinden. Ich nutze diese Funktion regelmäßig.

Meine Bullet-Journaling-Routine

Besser durch den Tag mit dem Bullet Journal

Morgens schaue ich in mein BuJo, welche Aufgaben für den Tag anstehen (die notiere ich am Vorabend).

Während des Tages liegt mein BuJo immer in meiner Nähe, meist aufgeschlagen. So kann ich Aufgaben in meinem Daily Log direkt abhaken (tolles Gefühl) und Notizen machen. In meinem Daily Log dokumentiere ich übrigens alles, was mich an dem Tag beschäftigt: Gesprächsnotizen, Inhalte aus Büchern, Journaling- und Selbstcoachingübungen, Notizen für die Buchhaltung und Ideen, die ich im Business umsetzen will. Insbesondere, wenn ich Inhalte später ergänzen möchte, z.B. meinen Content-Plan, lege ich eine Collection auf der nächsten Doppelseite an.

Richtig notiert – Schreiben, um zu erkennen

Knackige Notizen, die nicht so sehr ins Detail gehen, sind oft sinnvoller. Beim Schreiben achte ich darauf, mich auf das Wesentliche zu konzentrieren und Beobachtungen auf den Punkt zu bringen. Allein dadurch verarbeite ich Ereignisse und Gefühle. Denn ich stelle mir Fragen wie:

• Was hat mich an der Situation gestört?
• Worum geht’s hier eigentlich?
• Was möchte ich morgen besser machen?
• Wie kann ich das Geschehene in wenigen Worten zusammenfassen?

Diese Kürze wirkt bei mir Wunder und bringt mehr Klarheit als ein ausufernder Text. Das kann dir natürlich anders gehen. Einen Vorteil hat es auf jeden Fall: Du findest relevante Inhalte später viel schneller wieder als in einem langen Fließtext.

Seitdem ich Lebe mehr, grüble weniger gelesen habe, bin ich übrigens zurückhaltender im Notieren persönlicher Erlebnisse geworden. Denn oftmals wirkt das Aufschreiben wie ein Verstärker belastender Situationen. Manchmal ist Loslassen der bessere Weg. Aber auch hier: Du wirst spüren, was für dich am besten funktioniert.

Abendroutine – Altes loslassen und den nächsten Tag planen

Vor dem Schlafengehen notiere ich stichpunktartig, was ich erlebt habe, worauf ich stolz bin, was vielleicht nicht wie erwartet lief oder wofür ich dankbar bin. Um den Tag positiv zu beenden, könntest du diese Vorlagen nutzen: 3 Dinge, für die ich dankbar bin oder Das war heute gut. Ob du etwas festhältst und wie sehr du ins Detail gehst, ist ganz dir überlassen. Du kannst deine Bullet Journaling Abendpraxis auch auf den Feierabend legen, um mental mit deinem Arbeitstag abzuschließen.

Am Abend plane ich auch meine To-dos für den nächsten Tag. Besonders, wenn morgens Zoom-Meetings oder andere Termine anstehen, schlafe ich wesentlich ruhiger, wenn ich’s schon mal notiert habe (weil ich morgens auch noch nicht wirklich geradeaus denken kann).

Meine Woche auswerten

Jeden Sonntagabend mache ich einen Wochenrückblick. Der ist in der Regel maximal eine Seite lang. Was ich daran besonders schön finde: Oft bin ich überrascht, wie viel in so einer Woche tatsächlich passiert ist, selbst wenn gefühlt wenig los war. Das ist die Magie beim Bullet Journaling. Schreiben deckt auf. Du holst an die Oberfläche, was dir im Alltag nicht auffällt.

Nach der kurzen Rückschau (das geht wirklich fix!) liste ich meine Aufgaben und Termine für die kommende Woche auf und lege auch schon den Montag mit entsprechenden Tasks an.

Meine Collections

In meinen 4 Jahren Bullet Journaling habe ich vieles probiert, verworfen, als gut befunden oder an meine Bedürfnisse angepasst. Ich habe umfangreiche Habit Tracker und Sleep Tracker genutzt, meine Einnahmen und Ausgaben auf den Cent genau aufgeschrieben und ausgewertet, meinen Zyklus ganz genau dokumentiert und und und. Mittlerweile bin ich minimalistischer geworden und nutze nur wenige feste Formate. Das ist total OK. Dafür habe ich ein Repertoire an Ideen, die ich anwende, wenn ich sie brauche.

Diese Collections kann ich dir empfehlen:

◦ One line a day – Schöne Spielerei, um den Tag abzuschließen. Du legst dir eine Seite an und listest die Monatstage auf. Am Ende jeden Tages notierst du einen Satz, der deinen Tag zusammenfasst.

◦ Level 10 life – Hier geht’s darum, auf einer Skala von 0-10 zu bewerten, wie es dir gerade in verschiedenen Lebensbereichen geht, darunter Finanzen, Beruf, Beziehungen, persönliche Entwicklung, Fitness, Schlaf etc. Dazu notierst du konkrete Ideen, um deine jeweilige Situation zu verbessern (falls du das möchtest). Hier findest du Gestaltungsideen. Level 10 life mache ich gerne zum Jahresbeginn.

◦ Abundance Tracker – Perfekt, wenn du an deinem Money Mindset arbeitest und dich für die Fülle in deinem Leben sensibilisieren möchtest. Liste auf einer Seite alle Monatstage auf. Am Abend kannst du jeweils notieren, was du empfangen durftest: Hattest du Umsätze? Wurdest du zum Kaffee eingeladen? Hast du Geld auf der Straße gefunden? Den Tracker habe ich durch Denise Duffield-Thomas kennengelernt.

◦ 10 tägliche Rituale – Diese Übung habe ich in dem Buch „Coach dich selbst, sonst coacht dich keiner!“* von Talane Miedaner entdeckt. Ziel ist es, gute Gewohnheiten zu etablieren, die dir Energie schenken. Auf meiner Liste stehen solche Dinge: mindestens 6000 Schritte gehen, kalt duschen, 30-60 Minuten lesen, meine Klamotten 1x täglich aufräumen und einige mehr.

Hier findest du weitere Ideen für Collections (englischer Artikel).

Gestaltungstipps

• Zu meinen Anfängen habe ich den Platz auf dem Papier wirklich ausgereizt. Meine ersten Daily Logs hätten keinen Schönheitswettbewerb gewonnen. Mittlerweile lasse ich großzügige Ränder und zwischen den einzelnen Daily Logs 2 Zeilen Abstand. Dadurch wirken meine Notizen gleich viel hübscher.

• Ich habe mir angewöhnt, neue Designs erst mit dem neuen Monat auszuprobieren. Das sorgt für Konsistenz und trainiert, gelassen zu bleiben, wenn etwas mal wieder nicht perfekt aussieht. 

Monatlich – So simpel wie möglich

Mein Monthly Log gestalte ich immer am Anfang des Monats auf einer Doppelseite, stark angelehnt an Ryder Carrolls simples Layout. Ganz links notiere ich Daten und Wochentage, daneben feste Termine. Rechts davon ist meine Fokusseite. Dort schreibe ich meine beruflichen und privaten To-dos für den Monat auf. Außerdem fühle ich in mich hinein und überlege mir eine Intention, die mich den Monat über begleiten soll. Momentan lautet sie: „good things will come“.

Am Monatsende schreibe ich einen Rückblick. Das dauert höchstens eine halbe Stunde. Dafür gehe ich meine Daily Logs durch und reflektiere, was ich alles geschafft habe, warum Dinge liegengeblieben sind, welche schönen Erlebnisse und Erkenntnisse ich hatte und was ich ab jetzt anders machen werde.

Jahresplanung und Jahresrückblick

Der Jahreswechsel ist für mich immer ein ganz besonderer Moment. Einerseits verabschiede ich mich mit einem sehr umfangreichen Rückblick (das würde hier den Rahmen sprengen) vom vergangenen Jahr. Andererseits lege ich ein neues BuJo an. Ich empfehle, jedes Jahr mit einem leeren Notizbuch zu starten – egal, wie viel Platz noch im alten verfügbar ist. So legst du einen mentalen Neustart hin. Übrigens verbrauche ich 2-3 Bullet Journals im Jahr.

Neben meinem Future Log lege ich eine Doppelseite mit meinen Zielen und Intentionen fürs Jahr an. Erfahrungsgemäß ist hier weniger mehr.

Fragen, die ich in dieser Collection beantworte:

• Wo liegt dieses Jahr mein Fokus? Was möchte ich erreichen?
• Wie hoch ist mein Umsatzziel?
• Mit welchen 3 Themen möchte ich mich inhaltlich beschäftigen?
• Was werde ich für meinen Körper tun?
• Was sind meine Mindset-Ziele?
• Welches Wort wird mich dieses Jahr begleiten?

Zusätzlich kannst du natürlich noch weitere Seiten anlegen, zum Beispiel: Bücher, die du lesen möchtest, deine Bucket List für das Jahr etc.

Das Ganze hat System: Wie alle Logs zusammenwirken

Die unterschiedlichen Logs füttern sich gegenseitig mit Informationen.

Im Future Log stehen beispielsweise Launchtermine, Events, Urlaube, Hochzeiten und Deadlines. Sobald du deinen neuen Monat anlegst, blätterst du zurück in deinen Jahreskalender und überträgst die Einträge in deinen Monat. Fertig.

Termine, die im Tagesgeschäft reinkommen, notierst du im Daily Log und dann entweder im Monthly oder Future Log. Kommt ganz darauf an, wann das Ganze ansteht.

Wenn ich beispielsweise einen Zahnarzttermin in 3 Monaten habe, notiere ich ihn zuerst an dem Tag, an dem ich ihn vereinbare, und übertrage ihn danach in mein Future Log.

Das Monthly Log ist natürlich da, um den Monat zu planen und nichts zu vergessen. Ich nutze ihn meistens in 2 Richtungen: Zum Planen UND Dokumentieren. So empfiehlt es auch Ryder Carroll. Ich übertrage also auch nachträglich Erlebnisse, Termine und erledigte Aufgaben ins Monthly, damit ich später weiß, was ich getrieben habe.

Spätestens gegen Jahresende fülle ich den Index, damit ich meine Collections, Monatsrückblicke und Notizen später wiederfinde und mit ihnen arbeiten kann.

Meine Empfehlungen für Notizbücher und Schreibutensilien

Am liebsten nutze ich die punktkarierten Notizbücher von LEUCHTTURM1917*. Sie werden regelmäßig in neuen tollen Farben aufgelegt, ab und zu gibt es Sondereditionen*. Zwar war ich anfangs skeptisch wegen der Papierstärke von nur 80g/m², habe aber schnell gemerkt, dass mir die dünne Haptik beim Blättern sehr gefällt. Dazu ist die Papierqualität sehr hoch. Das sogenannte Ghosting (= die Inhalte auf der anderen Seiten scheinen durch) hält sich in Grenzen. In der normalen Notizbuchversion kommen sie mit einem Inhaltsverzeichnis und nummerierten Seiten. Falls du die Bullet Journals später archivieren möchtest, sind entsprechende Sticker für die Beschriftung enthalten (finde ich sehr praktisch!).

Als Alternative kann ich dir die Notizbücher von Dingbats* empfehlen. Sie sind wunderschön gestaltet, vegan und je nach Ausführung mit Bullet-Journaling-Funktionen ausgestattet. Sie werden dir gefallen, wenn du lieber auf stärkerem Papier (120g/m²) schreibst.

Für meine Notizen verwende ich den wasserfesten (!) Staedtler Pigment Liner* in der Stärke 0,3 mm oder den PITT artist pen fineliner* von Faber-Castell. Ansonsten verwende ich alle möglichen Farbstifte, von Textmarkern*, stinknormalen Fasermalern für Kinder, über Gelliner bis Brush Pens. Meine allerliebsten Farbstifte zum Markieren von Text sind die Pitt Artist Pen brushs* von Faber-Castell (im Schreibwarenhandel findest du sie auch einzeln). Falls du gerne Collagen oder Fotos einfügen möchtest, kann ich dir Fotokleber wie Fixogum* empfehlen. Er hinterlässt keine Rückstände (die rubbelt man weg) und das Papier wellt sich nicht wie bei anderen Klebstoffen.

Das perfekte Notizbuch fürs Bullet Journaling

Hol dir Ideen aus der Community …

Bullet Journaling ist zu einer weltweiten Bewegung geworden. Die Community ist super kreativ und die Methode entwickelt sich wie von selbst weiter. Auf YouTube, Pinterest und in anderen Suchmaschinen wirst du viel Inspiration und Ideen finden. Um einen Eindruck zu gewinnen, wie du ein BuJo gestalten kannst, schau dir gerne das Flip Through von Boho Berry an. Für die Basics kann ich dir empfehlen, in Ryder Carrolls Buch „Die Bullet-Journal-Methode: Verstehe deine Vergangenheit, ordne deine Gegenwart, gestalte deine Zukunft“* reinzulesen. Darin erklärt er sein System im Detail und teilt spannende Erfahrungsberichte von sich und aus der Community. 

… aber lass dich davon nicht entmutigen

Ohne zu übertreiben, viele Bullet Journaler machen aus ihren Notizheften beeindruckende Kunstwerke. Die Suche nach Inspiration wird keine Herausforderung sein. Sich davon nicht einschüchtern zu lassen, schon eher. Beim Bullet Journaling geht es nicht darum, Handlettering zu beherrschen oder den Hobby-Grafiker rauszulassen. Bullet Journaling ist ein System, das dich im Alltag entlasten soll. Für Kreative, die Spaß am Gestalten haben, ist es das perfekte Tool. Aber du darfst auch völlig talentfrei sein und dich bei der Gestaltung aufs Nötigste beschränken.

Falls du es einfach halten willst, aber trotzdem mit Ideen experimentieren möchtest, gib einfach „Bullet Journaling minimalistisch“ oder „Habit Tracker minimalistisch“ etc. in die Suchmaschine deiner Wahl ein. Du wirst garantiert fündig.

Es gibt übrigens keine Regel, was in dein BuJo gehört und was nicht. Ich halte darin meine Planung, Strategien, Erkenntnisse, aber auch Notizen zu Büchern oder Vorträgen fest. Infos und Brainstormings zu Kundenprojekten oder Textentwürfe kommen bei mir auf Schmierzettel oder direkt in eine Datei am PC.

Falls du im Business oder privat viele Termine hast, kann es sinnvoll sein, dein Bullet Journal in Kombination mit einem digitalen Terminkalender zu führen. 

Bullet Journaling lässt dich wachsen!

In meinen Augen ist ein Leben mit Bullet Journal schöner als ohne. In unruhigen Zeiten hilft es dir, bei dir selbst zu bleiben. Es macht Spaß und schenkt dir langfristig viele Erkenntnisse. Es hilft dir, deinen Fokus zu halten, kleine und große Erfolge zu feiern, Muster zu erkennen und dein Business und Leben in die gewünschte Richtung zu lenken.

Dann gibt es noch etwas, das ich schwer beschreiben kann. Das Lebensgefühl, das damit verbunden ist. Das wirst du allein herausfinden. Viel Freude dabei!

*Affiliate-Link. Du zahlst den normalen Preis und ich bekomme eine kleine Provision.