24 praktische Tools, die dein Online-Business leichter machen

Würdest du deinen PC manchmal am liebsten hochkant aus dem Fenster werfen? Kannst du dich stundenlang mit technischen Details herumärgern, weil mal wieder etwas nicht funktioniert, wie es soll? Dabei willst du einfach nur entspannter und stressfreier arbeiten? Dann bist du hier gerade richtig.

Als alte Häsin stell ich dir ein paar Business-Tools vor, die dir den Workflow erleichtern, Spaß machen und Krisenstimmung vorbeugen (japp, ich weiß wo von ich rede!).

Mit den richtigen Tools im Business:

• kommst du schneller voran und hast mehr Zeit für andere Aufgaben
• bleibst fokussiert
• schonst deine Nerven und regst dich weniger auf
• kommst in deinen Flow und hast mehr Freude bei allem, was du tust, selbst bei den Aufgaben, die dir nicht so liegen

Viele der Apps und Programme bieten auch schon in der Gratis-Variante genug Funktionen, sodass du gar nicht sofort Geld in die Hand nehmen musst. Du kannst erstmal testen, ob du mit den kostenlosen Features auskommst. Also, los geht’s!

Schreiben

Office 365

Lange Zeit habe ich meine Texte mit dem iA Writer geschrieben, einem Text-Editor ohne Firlefanz. Das Schreibprogramm minimiert Ablenkungen, damit du dich voll und ganz auf den Inhalt deines Textes konzentrieren kannst. Die Kehrseite: Es gibt kaum Formatierungsmöglichkeiten.

Weil meine Texte spätestens beim Exportieren wie Kraut und Rüben aussahen, bin ich zum „Klassiker“ Microsoft Word zurückgewechselt. Neben den vielen Gestaltungsmöglichkeiten schätze ich insbesondere in der Zusammenarbeit mit meinen Kund*innen die Nachverfolgen- und Kommentar-Funktion.

LanguageTool

Tolle Korrekturhilfe und Stil-Check für alle Texte, die du rausschickst. Das LanguageTool gibt es sowohl als Add-On für deinen Browser (Chrome, Safari, Mozilla etc.) als auch für dein Schreibprogramm (Word, OpenOffice, Google Docs etc.).

DeepL

Ein Übersetzungstool, das sprachgewandter und präziser ist als Google Translate. Je nachdem, was ich brauche, verwende ich die kostenlose oder Pro-Variante. Bei letzterer kann man sich beispielsweise aussuchen, ob das englische You ins Sie oder informelle Du übersetzt werden soll.

Texten können*

Falls du regelmäßig Texte für dein Online-Marketing schreibst, wirst du dieses Tool … ähm … Handbuch lieben. Ich musste es einfach in die Liste schummeln. Die Autorin Daniela Rorig hat 18 Jahre lang als Werbetexterin gearbeitet und bringt mittlerweile anderen bei, wie Textkarate geht. Ich hab bei ihr selbst das Gelbgurt-Copywring gelernt und bin dadurch fachlich super gewachsen.

Texten können ist kein staubtrockener Ratgeber, sondern macht dank Danielas witzig-empathischem Schreibstil total Spaß und passt in jede Strandtasche. Was ich besonders lobenswert finde: Sie gibt zwar Anleitungen, aber keine Standardtipps. An manchen Stellen widerspricht sie (zum Glück!) den Textmythen, die im Netz verbreitet werden.

Du lernst, wie du dich ohne manipulativen Werbesprech in die Herzen deiner Kundschaft schreibst. Bei mir kommt das Buch zum Einsatz, wenn ich eine Schreibblockade habe, mein Wissen auffrischen oder in Texten mal wieder was Neues ausprobieren möchte.

KWFinder*

Falls du SEO-Texte schreibst, ist der KWFinder das perfekte Tool für deine Keyword-Recherche. Im Vergleich zu anderen SEO-Tools musst du hier auch nicht ganz so tief in die Tasche greifen. Ich nutze das Paket Mangools Basic und zahle nur knapp 30 Euro monatlich bei jährlicher Zahlungsweise.

Website

WordPress

… was sonst? Manchmal kribbelt es mir schon in den Fingern, doch auf einen easy-peasy Website-Baukasten umzusteigen. Aber wahrscheinlich würde ich verrückt werden, wenn ich mich in der Gestaltung einschränken müsste.

Momentan nutze ich das Theme Kalium mit dem WP Bakery PageBuilder (den würde ich nicht empfehlen). In den nächsten Monaten werde ich aber auf ein neues Theme umsteigen, das noch schlanker programmiert und dementsprechend schneller ist (damit Google mich noch mehr liebt).

Raidboxes*

Zum Hosting-Anbieter Raidboxes bin ich erst letztes Jahr umgezogen, nachdem meine Website zweimal zusammengebrochen ist, da meine PHP-Version veraltet war. Ich hab’s ganz schön schleifen lassen!

Dafür bin ich jetzt umso glücklicher. Bei Raidboxes muss ich mich nicht mehr um grundlegende technische Einstellungen im Hintergrund kümmern. Meine Seite läuft schneller. Der Kundenservice ist superfix und bietet sogar einen Umzugsservice vom alten Hoster an. Einfacher geht’s nicht. Dazu laufen die Server mit Ökostrom und für jede neu gehostete WordPress-Website pflanzt Raidboxes einen Baum.

Design und Fotos

Canva*

Früher habe ich mich stundenlang damit gequält, Grafiken für meine Instagram- und Facebook-Posts in Adobe InDesign zusammenzubasteln. Die Adobe-Software ist zwar super, für Nicht-Designer*innen wie mich aber ein echter Frustmacher!

Seit ich Canva* für meine Grafikelemente nutze, bin ich tiefenentspannt. Es gehört zu meinen absoluten Lieblingstools und hilft mir in allen möglichen Bereichen in meinem Business. Mit Canva erstelle ich blitzschnell Grafikelemente für meine Website und Social-Media-Posts. Ich skizziere ganz easy den Seiten-Aufbau für meine Kund*innen. Sogar Journaling-Vorlagen habe ich damit schon gestaltet: dein lieblingsjournal – 12 kraftvolle Journaling-Vorlagen für mehr Flow in deinem (Business-)Leben.

In der Pro-Version kannst du deine Markenfarben und sogar eigene Schriftarten hochladen. Für mich das beste Feature: Du greifst auf einen Riesenpool an Fotos, Icons und Grafiken zu und darfst sie in deinem Design verwenden. Zeitersparnis hoch 10.

Snapseed

Die meisten Fotos für Social Media und Website mache ich nur noch mit dem Smartphone. Dank der von Google entwickelten Fotoapp Snapseed sind sie im Nu bearbeitet. Große Empfehlung!

Coolors

Falls du auf der Suche nach Farben für deinen Markenauftritt bist, gibt es online eine Menge Tools, die dir dabei helfen. Mit dem Farbpaletten-Generator coolors kommst du Schritt für Schritt zu deinen Lieblingsfarbkombinationen. Aber Vorsicht, das Ganze hat Suchtpotential!

depositphotos

Für Stockfotos und Illustrationen ist depositphotos meine erste Adresse. Oftmals gibt es Sonderaktionen bei denen du günstige Bildpakete abstauben kannst, z.B. an Black Friday.

Wer hier intensiv sucht, kann echte Fotoperlen entdecken, die nicht schon auf zig anderen Websites verwendet werden.

Google Workspace

Die DSGVO-konforme Variante für Fans von Google-Produkten. Bisher habe ich keine bessere Alternative gefunden, um meine E-Mails zu verwalten. In seltenen Fällen nutze ich für Kundenprojekte Google Docs. Meine Briefings und Materialien werde ich in Zukunft in Google Drive bereitstellen.

Bullet Journal

Wer mich besser kennt, weiß: Mich gibt’s nicht ohne mein BuJo. To-dos, Termine, Ideen, Strategien und Projektauswertungen – das mach ich alles handschriftlich. Falls du das Kalender-System ausprobieren möchtest, lies gerne in meinen ausführlichen Beitrag zum Bullet Journaling rein.

enpass*

Eine ganze Weile hab ich meine Passwörter auf einem zerfledderten DIN-A4-Blatt „verwaltet“. Wenn ich Login-Daten brauchte, musste ich sie wie einen verlorenen Schatz auf meinem Zettel suchen. Das hat mich regelmäßig in den Wahnsinn getrieben.

Zum Glück gibt es Passwortmanager wie enpass*. Damit hast du immer all deine Passwörter, Logins und Pins griffbereit – mobil und am Desktop. Außerdem kannst du mit dem Tool easy-peasy sichere Passwörter generieren.

Zoom

Über die Videotelefonie-App Zoom führe ich Erstgespräche, Strategiecalls und ab und an Calls mit Businessbuddys und Kolleg*innen. In der Regel nutze ich die kostenlose Variante. Hier ist das Zoom-Meeting ab 3 Teilnehmenden allerdings auf 40 Minuten begrenzt.

Wenn du regelmäßig mit mehr als 2 Teilnehmer*innen zoomen willst, lohnt sich der Wechsel in die Pro-Version. Ein weiterer Vorteil der Bezahlvariante: Du kannst deinen Live-Call in soziale Netzwerke streamen.

Calendly

Der Buchungskalender, damit Interessierte dich schnell und unkompliziert kennenlernen können – ohne zeitfressende Terminabstimmungen. Bei Terminbuchung generiert Calendly automatisch einen Zoom-Link und versendet ihn per Mail.

In der kostenlosen Version kann man leider nur ein Ereignis (z.B. das Erstgespräch) anbieten. Mir hat das bisher gereicht, da ich bei Bestandskund*innen lieber individuell plane und flexibler auf Terminwünsche eingehe.

Ideen sammeln und Wissen strukturieren

evernote

DAS Tool, um Wissen und Ideen zu sammeln. Du kannst verschiedene Notizbücher anlegen und darin eigene Notizen, Blogposts, Bilder, PDFs und To-do-Listen ablegen – geräteübergreifend!

Pocket

Schluss mit der Tabwüste! In Pocket kannst du einzelne Seiten wie Blogposts oder Zeitungsartikel abspeichern, um sie später zu lesen (und dich im Browser auf deine Arbeit fokussieren). Ich liebe die App! Immer wieder für eine Inspiration gut ist außerdem der Newsletter, in dem Pocket (englischsprachige) Artikel kuratiert.

EdrawMind (vorher: MindMaster)*

Du planst einen Online-Kurs, willst ein Buch schreiben oder Klarheit über ein bestimmtes Thema gewinnen? Mit dem Mindmapping-Tool von Edraw bringst du Ordnung in deinen Kopf und kannst deine Ideen auch anderen professionell präsentieren.

So kann eine Mindmap aussehen

Produktivität

Pomodoro Tracker

Dein Kopf braucht regelmäßige Pausen. Ständig auf die Uhr zu kucken, hilft dir natürlich nicht dabei, konzentriert zu bleiben. Deshalb gibt’s den Pomodoro Tracker. Mit dem Zeitmanagement-Tool kannst du kleine Arbeitssprints hinlegen und wirst mit einem kräftigen Gong in die Pause geholt.

Meine „Pomodoros“ dauern entweder 25 oder 50 Minuten, je nach Aufgabe und Tagesform. Dazwischen mache ich 5 oder 10 Minuten Pause, spätestens nach 2 Stunden kommt dann eine längere Unterbrechung. Hier erfährst du mehr über die Technik und warum dich ein 50-Minuten-Fokus noch produktiver macht.

News Feed Eradicator

Für Social-Media-Suchtis und Ablenkungssuchende. Das Browser-Add-on (für Chrome und Firefox) sperrt die Newsfeeds der von dir ausgewählten Netzwerke, darunter LinkedIn, Instagram, Twitter, Facebook und einige mehr. Gibt’s für Chrome und Firefox. Statt flüchtiger Posts bekommst du übrigens ein zeitloses Zitat geliefert.

Social Media und Newsletter

Mailerlite

Das Newslettertool meiner Wahl. Da ich bisher kein anderes genutzt habe, kann ich nur sagen: Ich bin sehr zufrieden.

Tailwind*

Tailwind hilft dir dabei, deine Blogposts auf Pinterest regelmäßig automatisiert zu teilen. Super Tool, das dir viel Zeit spart. Gibt’s auch für Instagram, habe ich aber bisher nicht getestet.

Meta Business Suite (vorher: Facebook Business Manager)

Es muss ja nicht immer ein externes Tool sein. Posts für Facebook oder Instagram plane ich direkt in der hausgemachten Meta Business Suite.

Schreib mir gern in die Kommentare, welches Business-Tool in deinem Werkzeugkasten nicht fehlen darf.

* Ich erhalte eine Provision, du zahlst aber den ganz normalen Preis.