Meine persönlichen Assistenten: 20 Tools, die ich (fast) täglich nutze

In dieser knackigen Aufzählung stelle ich dir Apps und Software vor, die meine Produktivität im Arbeitsalltag deutlich verbessern.

Denn wusstest du, dass unser Gehirn nur 4 bis 6 Stunden am Tag konzentriert arbeiten kann? Danach sinkt die Leistungsfähigkeit deutlich ab (was ich bestätigen kann).

Die erwähnten Tools in diesem Artikel helfen mir dabei, mich klug zu organisieren und meine begrenzte Gehirnpower gezielt für wichtige Aufgaben einzusetzen.

Vielleicht kann das ein oder andere Programm auch mehr Flow und Leichtigkeit in deinen Arbeitsalltag bringen.

So unterstützen dich Organisationstools und Co. bei deinen täglichen Aufgaben:

• Sie beruhigen die Nerven
• bieten die nötige Struktur für deine kreativen Ideen,
• helfen dir, einen Workflow für wiederkehrende Aufgaben zu entwickeln (= bessere Planbarkeit und Ergebnisse),
• beugen Stress und mentalem Overload vor (wir haben immerhin ca. 60.000 – 80.000 Gedanken am Tag),
• lassen dir mehr Raum und Konzentration für die Arbeit mit Kund*innen, die Contenterstellung und Produktentwicklung – Aufgaben, wo das Gehirn Höchstleistungen vollbringt

Meine Ansprüche sind übrigens simpel: Ich bevorzuge Software, die ich intuitiv und flüssig nutzen kann, die Spaß macht und eine attraktive Nutzeroberfläche hat – am liebsten so klar gestaltet wie möglich. Lass uns loslegen.

1. Google Workspace

Über Google Workspace verwalte ich all meine E-Mails, gestalte Workbooks für meine Brand Coachings (unter Präsentationen) und stelle Produkte wie 0€-Goodies zum Download (Google Drive) bereit.

Google Workspace ist ein echter Allrounder, deren Apps ich längst nicht ausreize (was dich nicht davon abhalten soll!). Du kannst zum Beispiel Video-Konferenzen über Google Meet durchführen sowie Textdokumente, Tabellen und Umfragen erstellen. Das Ganze schon für um die 60 Euro im Jahr – Schnäppchen!

2. Notion

Ohne Notion geht bei mir nichts mehr. Hier plane ich meine Aufgaben und Projekte, erstelle meinen kompletten Content, sammle Ideen und vieles mehr.

Wichtig zu wissen: Das Projektmanagement-Tool ist keine Fertiglösung. Alle Strukturen müssen komplett selbst angelegt werden. Dafür stehen dir viele Bausteine und Integrationen zur Verfügung.
Die Einarbeitung kostet zwar Zeit, aber lohnt sich, denn Notion macht einfach Spaß!

3. Notion Calendar

Wenn du bereits den Google Kalender nutzt, dann ist der Notion Calendar sicher kein Highlight für dich. Aber bei mir als Notion-Nutzerin schlug das Herz einige Takte schneller, als die App im Januar 2024 gelauncht wurde. Endlich!

Momentan nutzt der Notion Calendar noch den Google Kalender als Quelle. Dazu können Notion-Nutzer*innen beliebig viele Kalender-Datenbanken aus Notion importieren und abbilden lassen. Ich lieb’s!

4. Bear Notiz-App

Meine Lieblingsnotizapp. Schlank. Liebevoll gestaltet. Einfach zu nutzen. Synchronisiert alle Geräte. Gibt’s aber leider nur für Mac.

5. Bullet Journal

Bullet Journaling ist eine geniale Methode, um sich achtsam zu organisieren und zu planen. Ein BuJo ist Kalender, Projektmanager, Ideensammlung und Tagebuch in einem – und das alles ganz old school auf Papier.

Da meine gesamte Planung über Notion läuft, nutze ich Bullet Journaling nur noch als Ergänzung (z.B. für Veranstaltungsnotizen sowie Tages- und Wochenrückblicke).

6. Passwortmanager

Eine ganze Weile habe ich meine Passwörter auf einem zerfledderten DIN-A4-Blatt „verwaltet“. Das hat mich regelmäßig in den Wahnsinn getrieben und mich viel Zeit gekostet.

Zum Glück gibt es Passwortmanager wie enpass oder 1password. Damit hast du immer all deine Passwörter, Logins und Pins griffbereit – mobil und am Desktop. Dazu kannst du mit dem Tool deiner Wahl easy-peasy sichere Passwörter generieren.

Ein Rat am Rande: Verwende überall ein ANDERES Passwort und nutze die 2-Faktor-Autorisierung, wo es möglich ist. Datenleaks und geknackte Konten gehören mittlerweile leider zum Alltag von Online-Entrepreneuren. Also, stay safe!

7. Zoom

Do I need to say more? Über die Videotelefonie-App Zoom führe ich Erstgespräche, Strategiecalls und tausche mich mit meinem Netzwerk aus. Praktisch finde ich außerdem die Whiteboard-Funktion.

8. Calendly

Den Buchungskalender nutze ich für Erstgespräche. Bei Terminbuchung generiert Calendly automatisch einen Zoom-Link und versendet ihn per Mail. Termine mit Kund*innen stimme ich lieber persönlich ab.

9. Pocket

Schluss mit der Tabwüste! In Pocket kannst du einzelne Seiten wie Blogposts oder Zeitungsartikel abspeichern, um sie später zu lesen (und dich im Browser auf deine Arbeit fokussieren).

Immer wieder für eine Inspiration gut ist außerdem der Newsletter, in dem Pocket (englischsprachige) Artikel kuratiert.

Content und Social Media meistern

10. Canva

Früher habe ich mich stundenlang mit Adobe InDesign herumgequält. Seit ich Canva für meine Grafikelemente nutze, bin ich tiefenentspannt. Es gehört zu meinen absoluten Lieblingstools. Ich erstelle damit Social-Media-Posts, Workshopmaterialien, Banner, Websitegrafiken und vieles mehr.

11. Snapseed

Die meisten Fotos für Social Media und Website mache ich nur noch mit dem Smartphone. Dank der von Google entwickelten Fotoapp Snapseed sind sie im Nu bearbeitet. Große Empfehlung!

12. iLoveIMG

Mit diesem Bildbearbeitungstool komprimiere ich meine Bilder fürs Web oder konvertiere sie in andere Datei-Formate. Unsere Beziehung: absolut unkompliziert.

13. LanguageTool

Tolle Korrekturhilfe und Stil-Check für alle Texte, die du rausschickst. Das LanguageTool gibt es sowohl als Add-On für deinen Browser (Chrome, Safari, Mozilla etc.) als auch für dein Schreibprogramm (Word, OpenOffice, Google Docs etc.).

14. Zeichenzähler

Simples Tool, um deine Beiträge für Instagram, LinkedIn und Co. auf die passende Länge zu kürzen.

15. Meta Business Suite

Posts für Facebook oder Instagram plane ich direkt in der hausgemachten Meta Business Suite.

16. mailerlite

Schlankes Newsletter-Programm mit Sitz in Litauen. Leicht einzurichten dank ausführlicher Video-Tutorials und superschnellem Kundenservice. Bekommt von mir 5 Sterne.

Mehr Fokus, weniger Ablenkung

17. Pomodoro Tracker

Um über mehrere Stunden konzentriert arbeiten zu können, braucht dein Gehirn regelmäßig kurze Ruhezeiten. Mit dem Pomodoro Tracker taktest du deine Arbeitssprints und die Pausen dazwischen.

Meine Pomodoros dauern je nach Aufgabe und Tagesform entweder 25 oder 50 Minuten. Dazwischen mache ich 5 oder 10 Minuten Pause, spätestens nach 2 Stunden kommt dann eine längere Unterbrechung.

18. News Feed Eradicator

Das Browser-Add-on (für Chrome und Firefox) sperrt die Newsfeeds der von dir ausgewählten Netzwerke, darunter LinkedIn, Instagram, Twitter, Facebook und einige mehr. Gibt’s für Chrome und Firefox.

19. one sec

Viele Smartphone-Apps nutzen wir nicht mehr bewusst, sondern aus Gewohnheit. Die App one sec schaltet eine kurze Atemübung zwischen, sobald du eine (voreingestellte) App öffnest. Genug Zeit, um es dir anders zu überlegen.

20. Brain Beats

Töne in bestimmten Frequenzen können deine Aufmerksamkeit und Konzentration steigern. Hier ein paar Spotify-Playlists: Flow State / Study Music / Binaural Beats to Study.

Nutze Apps und Software bewusst

Bei Tools lautet mein Credo: So viel nötig, so wenig wie möglich. Denn sie kosten nicht nur Geld, sondern benötigen auch Zeit, um sich einzuarbeiten (oftmals mehr als gewünscht).

Es geht nicht darum, für alles das perfekte Tool zu finden. Sondern darum, den Kopf zu entlasten und dadurch mehr Energie und Zeit für die wichtigen Dinge in deinem Business zu haben – die Arbeit mit deinen Kund*innen, Austausch, Content Creation, das Entwickeln neuer Produkte etc.

Meine Empfehlung also: Sei kein Toolaholic. Hol dir lieber Schritt für Schritt die Software und Apps mit an Bord, die du wirklich brauchst.